اللجان داخل الجمعية (ج1)

في هذا الجزء سنحاول الإجابة عن الأسئلة التالية:

-        لماذا اللجان ؟

-        من يؤسس اللجان داخل الجمعية؟

-        مماذا تتكون اللجان داخل الجمعيات؟

-        ما هو دورها وفوائدها؟

-        كيف يتم تنظيم الأعمال والأنشطة من خلالها؟

1- لماذا اللجان داخل الجمعيات؟

   لا بد ان يكون قرار إنشاء اللجنة مبنياً على حاجة واقعية للجمعية، فوجود اللجنة هو عبارة عن استجابة لاحتياج عملي تواجهه الجمعية. وحتى تتأكد اللجنة من فعالية وجود اللجان، لا بد لها من اعتماد معايير أساسية تساعدها على الاقرار بضرورة إنشاء اللجنة، منها:

-          أن يساعد إنشاء اللجنة على تحقيق أهداف الجمعية.

-          أن يساعد إنشاء اللجنة على تنفيذ برامج ونشاطات الجمعية.

-          أن يساعد إنشاء اللجنة على تلبية او تغطية تخصصاً معيناً.

-          أن يكون إنشاء اللجنة استجابة لاحتياجات الأعضاء او الفئات المستهدفة.

   ويعتبر وجود اللجان في الجمعيات ضرورة حيوية، خاصة في الجمعيات التي تنفذ عدة خدمات ونشاطات وبرامج. ويساعد وجود اللجان في الجمعيات على:

-          تخفيف العبء الذي تتحمله الهيئة الإدارية في تطوير وتنفيذ أعمال وأنشطة الجمعية.

-          تحقيق التطوير التنظيمي للجمعية من خلال وجود لجان تتعامل مع اختصاصات محددة.

-          تفعيل مشاركة أعضاء الهيئة العامة في الجمعية من خلال اشتراكهم في عضوية اللجان.

-          تنسيق العمل وتوزيع المهام والمسؤوليات بين أجهزة وهياكل الجمعية بشكل عملي وفعال.

2- من الذي يؤسس اللجان داخل الجمعيات؟

   يتم تشكيل اللجان داخل الجمعيات خلال انعقاد الجمع العام العادي أو الاستثنائي، حيث يتم اختيار أعضائها عن طريق التطوع أو الانتخاب إذا اقتضى الأمر ذلك. كما يمكن للمكتب المسير للجمعية تشكيل لجانا تكلف بإنجاز مهمات وأنشطة معينة، هدفها مساعدة المكتب المسير في تنفيذ البرنامج السنوي.

3- مماذا تتكون اللجان داخل الجمعيات؟

تتكون كل لجنة مما يلي:

-         عضوين على الأقل من بين أعضاء المكتب المسير الذين يتمتعون بالمعرفة والدراية بموضوع اللجنة، حيث يتكلف أحدهما برئاسة اللجنة والآخر مساعده أو نائبه.

-        أعضاء آخرون خارج أعضاء المكتب المسير من منخرطين ومنخرطات الراغبين في العمل التطوعي والذين يتمتعون بنفس الكفاءة والدراية حول الموضوع الذي من أجله أسست اللجنة، وتختلف مهاماتهم حسب توجهاتهم وقدراتهم أوما تم الاتفاق عليه خلال تأسيسها.

-         وثائق تتبث عمل اللجنة وتتكون من تقارير وبرامج العمل.

-         آليات التقويم والتتبع والمتابعة.

4- ما هو دورها وفوائدها داخل الجمعيات؟

   من خلال ما ذكر، يكمن دور اللجان في ما يلي:

-         تنفيذ قرارات الجمع العام والمكتب المسير.

-         تقديم المقترحات ومتابعة أعمال وأنشطة الجمعية.

-         وضع خطط عمل التي تسهل تنفيد البرامج السنوية المسطرة.

-         رفع تقارير إلى المكتب المسير حول الأنشطة المنجزة قصد إبداء الرأي فيها وتقييمه.

   لذا، فاللجان داخل الجمعيات لها فوائد جمة، نذكر منها:

-         أفضل وسيلة لاستغلال إمكانيات أعضاء مكتب الجمعية ووضعها في خدمة المنخرطين والمنخرطات خاصة والمجتمع عامة.

-         توفر فرصة للجميع لإظهار المواهب والقدرات في العمل، دون إغفال أحد أو إقصاءه أو الاستغناء عن قدراته.

-         تجنيد الكل للمشاركة الفعالة في تدبير وتسيير وبرمجة وتنفيذ أنشطة الجمعية ومشارعها.

-         تنمية روح التعاون والتآزر وروح الانتماء.

5- كيف يتم تنظيم الأعمال والأنشطة من خلالها؟

    التنظيم الناجح لأعمال اللجان يقتضي وجود هيكلاً داخلياً مرناً للجنة، تنسيقاً فعالاً لعلاقات اللجنة مع باقي أجهزة الجمعية، وأسلوباً إدارياً ناجحاً في تسيير عمل اللجنة.

أولا: تنظيم الهيكل الداخلي للجنة:

    أشرنا في السابق إلى أن اللجنة كيفما كان نوعها تتكون من رئيس وأعضاء تختلف مهماتهم باختلاف ميولاتهم أو ما تم الاتفاق عليه عند تأسيس اللجنة. وٍرأينا كذلك أن رئيس اللجنة عادة ما يكون عضواً من المكتب المسير للجمعية، ويشترط ان لا يكون هذا العضو رئيساً لأكثر من لجنة.

     تقوم العضوية في اللجان بالأساس على انتساب أعضاء المكتب المسير فيها، وترتبط العضوية في اللجان بطبيعة المهام التي تقوم بها، فمعيار التخصص هو أحد معايير انتقاء الأعضاء في اللجان، كما تعتبر السمات الشخصية والمهارات من المعايير الهامة التي من المفضل العودة اليها عند اختيار أعضاء اللجان، كما يعتبر التفرغ للعمل مع اللجنة من المعايير الواجب توافرها في العضو.

      ويمكن للجان ان تستخدم عدة طرق لاستقطاب العضوية فيها، مثل: وضع قسم خاص باللجان التي يرغب المنخرط في الجمعية ان ينضم إليها، ويمكن وضع هذا القسم الخاص في طلب الانتساب او عن طريق ذكر اللجان وأهدافها ومهامها في نشرات تعريفية، أو عن طريق الاجتماعات السنوية... وغيرها من الوسائل.

     ويمكن اشتراط ان لا ينتسب العضو الواحد لأكثر من لجنتين او ثلاث لجان. ويدعم هذا الهيكل الاداري البسيط ارتباط اعضاء اللجنة الواحدة بعلاقة "فريق العمل" واعتماد اسلوب تشاركي في نقاشات وقرارات لجنتهم.

ثانيا: علاقة اللجان مع باقي الأجهزة:

     اللجنة هي التي تضع أهدافها ومهامها وخطط عملها بمفردها، ولكن هذا لا يعني استقلالية اللجنة عن الأجهزة الأخرى  وعدم التنسيق بينها ، فلا بد أن يقوم المكتب المسير بالاطلاع على إنجازاتها والنشاطات التي تقوم بها والنشاطات التي تنوي القيام بها. فمن المهم جداً ان يشارك رئيس الجمعية أو من ينوب عنه  في اجتماعات اللجان. وفي كثير من الجمعيات يوجد عضو يحمل اسم  "منسق اللجان" يشارك في اجتماعات كافة اللجان.

    لا بد ان تنسق اللجان فيما بينها ايضاً، خاصة وأن الكثير من أعمالها يعتبر مكملاً لأعمال بعضها البعض، ويمكن تحقيق هذا التنسيق من خلال تحديد اجتماع شهري لرؤساء اللجان يشارك فيه رئيس الجمعية أو من ينوب عنه والعاملين المعنيين بأعمال اللجان.

ثالثا: التدبير الناجح لأعمال اللجنة:

من أهم متطلبات نجاح أعمال اللجنة وجود ما يلي: 

-          أن تضع اللجنة أهدافاً ومهاماً واضحة لها.

-          أن تضع مواعيد اجتماعات تتناسب مع أعضائها وان تضمن الالتزام بها.

-          وضع خطط عمل وبرامج عمل تترجم المهام التي ستباشرها اللجنة.

-          توثيق أعمال اللجنة وإعداد تقارير عمل تصف مخططاتها وإنجازاتها وأن يتم توزيعها على المعنيين في الجمعية,

-          الحرص على وجود المشاركة الفعّالة من قبل أعضاء اللجنة.

رابعا: نصائح وتوجيهات.

-         يجب أن يكون للّجنة اسم محدد تعرف به.

-         على اللجنة ان تصيغ عبارات مكتوبة تبين مسؤولياتها والخطوط التي تسير على هداها، والأهداف السنوية لها، وأن تراجع وتنقح تلك العبارات بصورة دورية.

-          ينبغي ترشيح رئيس اللجنة ذي فعالية يتفهم بوضوح عمل الجمعية ودور اللجنة وأهميتها.

-          يتعين اختيار أعضاء اللجنة من بين المشهود لهم بالخبرة والمهارات والاهتمامات التي تدعم أهداف اللجنة.

-          كتابة مهام كل عضو في اللجنة والعمل على توزيع المهام بينهم.

-          وضع أساسيات علاقة اللجنة مع باقي اجهزة الجمعية.

-          إعداد تقارير عما أنجزته اللجنة من أعمال في التوقيتات المناسبة، وتوزيعها على المعنيين في الجمعية.

-          تحديد جداول مواعيد الاجتماعات مسبقاً بفترة كافية بالتشاور مع الأعضاء والاستغلال الامثل لوقت الاجتماع عن طريق توزيع المواد وجدول أعمال الاجتماع قبل انعقاده بفترة كافية.

-          إجراء تقييماً دورية لإنجازات اللجنة.