كيف نعد مشروعا جمعويا؟

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، متتبعي ومتتبعات موقع جمعية فور يو ها نحن من جديد فمرحبا بكم في موقعكم، اليوم سنتحدث عن موضوع يعتبر من المواضيع الأكثر أهمية في المجال الجمعوي إنه موضوع المشروع الجمعوي. فكيف يتم إعداد المشاريع داخل الجمعية؟ وما هي المراحل التي يمر منها إعداد وتنفيذ المشاريع؟ أسئلة وغيرها سنجيب عنها بإذن الله من خلال هذه التدوينة.

1- ما هو المشروع؟ وماهي شروط المشروع الفعال؟

المشروع هو مجموعة من الأنشطة المقترحة والمبرمجة للوصول إلى أهداف ونتائج محددة انطلاقا من معطيات معينة، وذلك وفق مراحل متسلسلة ومرتبطة مع بعضها ارتباطا وثيقا. وقد يكون المشروع زراعيا أو صناعيا أو سياحيا أو خدماتيا وقد يكون مشروعا كبيرا أو صغيرا أو متوسط الحجم وكأمثلة للمشاريع الجمعوية نذكر:

-          محاربة الأمية.

-          بناء مقر الجمعية أو بناء النادي النسوي.

-          تبليط طريق.

-          بناء سور مقبرة.

-          الدعم المدرسي.

-          التزويد بالماء الصالح للشرب.

-          النقل المدرسي.

-          ...

ولكي يكون المشروع فعالا لا بد من توفير الشروط التالية:

-          أن يستجيب المشروع لحاجيات المعنيين والمستفيدين عن طريق إشراك الجميع في إعداده في إطار المقاربة التشاركية. وأقصد بالجميع الأعضاء والمنخرطين ويتم ذلك خلال إعداد البرنامج السنوي لأنشطة الجمعية عند انعقاد الجمع العام كأعلى هيئة تقريرية داخل كل جمعية.

-          أن يكون مبنيا على مشكلة واضحة، وباتباع منهجية ذات أهداف واضحة وواقعية وبعيدة عن كل ما هو مستحيل تحقيقه.

-          أن يتم التخطيط الجيد قبل التنفيذ من خلال تحديد جميع التفاصيل المتعلقة بالتمويل والاستمرارية والشركاء والفئات المستهدفة، وكذا تحديد أدوار جميع المنخرطين في تفعيل المشروع وإخراجه إلى الوجود.

2- ما هي خطوات إعداد المشاريع الجمعوية؟

يمر إعداد المشروع التنموي من طرف جمعية تنموية عبر أربعة مراحل أساسية:

أولا: مرحلة التحليل وتسمى كذلك مرحلة التحديد أو مرحلة التشخيص:

خلال هذه المرحلة تتم مناقشة الحاجيات الداعية أساسا إلى تأسيس الجمعية أي أننا نجيب عن السؤال التالي: ما الداعي إلى تأسيس هذه الجمعية؟؟ نستنتج بعد ذلك مجموعة من الحاجيات والمشاكل التي تعاني منها المنطقة، لكن لا يمكن بطبيعة الحال إيجاد حل لجميع المشاكل التي نعاني منها في الحال، لذا من الضروري القيام بغربلة تلك المشاكل حسب الممكن تحقيقه حاليا، والمستحيل تحقيقه، من جهة، ومن جهة أخرى تحديد المشاكل حسب الأولوية من حيث الأكثر ضررا والأقل كلفة على سبيل المثال. لذا قبل البدء في أي مشروع لابد من :

-          تحديد المشكل.

-          جمع المعلومات والمعطيات حول المشكل.

-          صياغة الأفكار.

-          مناقشة الحلول الممكنة.

-          اقتراح الحل الأمثل وفكرة المشروع.

ثانيا: مرحلة التخطيط

بعد العلم بفكرة المشروع، تأتي مرحلة التخطيط، أي أننا سنقوم بوضع خطة استراتيجية لما سيتم تتبعه لإنجاز المشروع، أي نحدد الطريقة التي بفعلها نقوم  بتحويل المشروع من فكرة على الورق إلى واقع ملموس ومشاهد. وذلك عن طريق:

-          تحديد الأهداف مع اعتماد الدقة وامكانية تحقيقها، وتنقسم الأهداف إلى هدف عام للمشروع  وأهداف خاصة، وكمثال على ذلك نقترح ما يلي:

·         الهدف العام : توفير النقل المدرسي لأطفال المدرسة.

·         الأهداف الخاصة: - ضمان وصول التلاميذ في الوقت المحدد.

                     - اطمئنان الآباء على أبنائهم .

                     - التشجيع على متابعة الدراسة.

                     - ...

-          اقتراح أنشطة تمكن من بلوغ الهدف، وتتميز هذه الأنشطة بتكاملها في ما بينها وإمكانية تنفيذها. وكمثال للأنشطة المقترحة لبلوغ الهدف المشار إليه سابقا:

·         عقد اجتماعات لدراسة المشروع.

·         تخصيص لجنة لمتابعة المشروع.

·         تصنيف التلاميذ حسب المستويات وحسب ساعات الخروج والدخول.

·         عقد لقاءات مع المهتمين من جمعيات أخرى أو مؤسسات أو المجلس الجماعي لتدارس المشروع.

·         تخصيص لجنة لجمع التبرعات والبحث عن مصادر التمويل.

·         ...

-          مناقشة إمكانيات العمل التقنية والمالية والوسائل المتاحة والممكنة. وذلك بتحديد الكلفة الإجمالية للمشروع ومساهمات الأطراف والبحث عن الشركاء، وكذا تحديد الامكانيات المتوفرة لدى الجمعية وما يمكن أن تقدمه للمشروع (التنظيم والتسيير والوسائل التقنية والمساهمات المالية الخاصة بالجمعية).وكمثال على ذلك لتحقيق الأهداف والأنشطة المشار إليها سابقا:

مساهمات الجمعية	مساهمات الشركاء
-          10 % من ميزانية المشروع. -          إعداد الوثائق اللازمة. -          التسيير والتتبع والمراقبة. -          ...	الشريك1	الشريك2	الشريك3
	-          مصاريف الوقود. -          مصاريف السائق. -          ...	-          مصاريف وسيلة النقل. -          ...	-          30% من ميزانية المشروع. -          ...

-          اقتراح طرق متابعة المشروع واستمراريته عن طريق تخصيص لجنة المتابعة ويكمن دورها في تحديد نقط الضعف والقوى وكذا الاختلالات التي تصاحب المشروع خلال تنفيذه. كما يمكن توقّع مجموعة من المعيقات التي قد تكون سببا في عرقلة المشروع وتحديد الحلول المناسبة عن طريق وضع خطة استباقية لتجاوز الإكراهات المحتملة. وكمثال للإكراهات المحتملة للمشروع السابق:

·         تنازل أحد الشركاء عما التزم به بسبب من الأسباب.

·         ارتفاع ثمن الوقود.

·         الأعطاب التي تصيب سيارة النقل.

·         ...

-           وضع بين أيدينا مجموعة من المؤشرات التي تدل على مدى تحقق أهداف المشروع. وكمثال لمؤشرات المشروع السابق:

·         استحسان المشروع من طرف الآباء والأمهات.

·         ارتفاع عدد المستفيدين من المشروع.

·         انخفاض نسبة التأخير عن المدرسة والغياب ونسبة الهدر المدرسي.

·         ...

إضافات:

1- تعد المرحلتين الأولى والثانية هما الأساسيتان في المشروع، لأن منهما ينطلق المشروع، فإذا تم التخطيط الملائم فإن المشروع سيكون ناجحا لا محالة والعكس صحيح.

2- هاتان المرحلتان، يكون المشروع فيهما على الأوراق أي لم تصل بعد ساعة التنفيذ .

3- خلال هذه المرحلة الثانية من المشروع يتم إعداد ما يسمى بالدراسة الميدانية للمشروع إذا تعلق الأمر بمشروع تنموي كتبليط طريق أو بناء محل أو تزويد بالماء الشروب وغيرها... ويتم إعداد الدراسة الميدانية حسب نوعية المشروع، وغالبا ما يتم تخصيص ميزانية إعداد الدراسات الميدانية للمشاريع التنموية المتوسطة أو الضخمة داخل الجماعات التي تقع الجمعيات على ترابها، وإذا كان المشروع صغيرا فيمكن للجماعة أن تقوم بإنجاز هذه الدراسة بالاستعانة بمهندس الجماعة وبتدخل من الرئيس أو من ينوب عنه بطبيعة الحال.

4- وخلال نفس المرحلة يتم إعداد البطاقة التقنية للمشروع كوثيقة أساسية لإثبات المشروع إضافة إلى الوثائق الأخرى، (ولنا عودة إلى هذه الوثائق)، لأن بفعلها سنكسب مجموعة من الامتيازات كتوفرنا على دليل مقنع للمشروع وتمكننا من كسب الشركاء والمحسنين وكذا الابتعاد عن العشوائية والارتجالية.

3- وخلال هذه المرحلة دائما، يتم البحث عن الشركاء المحتملين، فبعد تحديد الإمكانيات التي تتوفر عليها الجمعية المتعلقة بالمشروع، يجب وضع  لائحة تتكون من شركاء محتملين من محسنين أو مؤسسات عمومية أو خصوصية، يتم الاتصال بهم والتنسيق معهم واحدا تلو الآخر ومن الأحسن أن تكون المقابلة معهم بشكل مباشر كي يتم التأكد من انخراطه أم لا، مع تحديد مساهماته (نقدية أو عينية) مصحوبا بالوثائق الضرورية لتعليل المشروع، ونظرا لكون البطاقة التقنية تتضمن الشركاء في المشروع، فمن الواجب إعادة صياغتها كلما أبدى شخص أو مؤسسة عن رغبته في المساهمة في المشروع، مع القيام بتدوين قيمة ونوع مساهمته فيها.

ثالثا: مرحلة التنفيذ والتتبع.

تعتبر هذه المرحلة مرحلة حاسمة في تنفيذ المشروع، فهي مرحلة تقوم بأجرأة ما تم التخطيط إليه على الأوراق إلى أرض الواقع. ففيها نقوم بـ:

-          إخبار الأطراف المعنية والاتصال بهم قصد البدء في المشروع من جهة والتزام كل طرف بما تم الاتفاق عليه سابقا.

-          إعداد مخطط عملي أو التذكير به إن تم صياغته في السابق، ومن الواجب أن يتسلم كل ذي مهمة في المشروع نسخة من هذا المخطط، وكمثال لمخطط عمل نقترح الجدول التالي:

-          ويبقى في الأخير إعطاء انطلاقة المشروع.

رابعا: التقييم.

إنه مرحلة لا تقل أهمية عن المراحل السابقة، خلالها يتم الحكم على المشروع هل فعلا أُنجِزَ كما تم التخطيط له، أم هناك عراقيل وإكراهات معينة. ففي هذه المرحلة نقوم بـ:

-          مقارنة الأنشطة المنجزة بتلك التي تم التخطيط لها.

-          تحديد الأسباب والمشاكل التي حالت دون تحقيق الأهداف المرجوة، على مستوى كل نشاط.

-          إيجاد حلول مناسبة لتجاوز هذه المشاكل إما في الحال، أو الاستفادة منها عند إنجاز مشروع آخر أو نفس المشروع في 
دورات أخرى.

ملاحظات:

-          تجدر الإشارة إلى أن هذه المرحلة رغم أنها تأتي كآخر مرحلة من مراحل بناء مشروع تنموي، إلا أنها تواكب المرحلة السابقة لها، فمثلا بعدما يتبين أن نشاطا ما لا يوافق الأهداف المسطرة، وهذا هو التقييم، فيمكن إعادة تنظيمه بصيغة أخرى مناسبة في الحال.

-          المشاريع في غالب الأحيان تنجز من خلال دورات (الدورة الأولى، الثانية، الثالثة ...) لذا من الضروري تقييم كل دورة من كل مشروع كي نستفيد من الأخطاء ونجتنب المشاكل والمعيقات حتى لا نقع فيها مرة أخرى في الدورة الموالية، لذلك تسمى دورة المشروع.

3- ما هي وثائق ملف طلب تمويل المشروع؟

تعتبر البطاقة التقنية للمشروع(أو وثيقة المشروع) من أهمها إضافة إلى :

-          الملف القانوني للجمعية.

-          التقارير الأدبية والمالية.

-          تقارير عن أنشطة الجمعية المنجزة.

-          البرنامج السنوي للأنشطة.

-          رسالة طلب التمويل.

وتختلف هذه الوثائق من جهة إلى أخرى حسب توجهاتها ومقترحاتها، بل هناك من الجهات من يرسل وثيقة مشروع خاصة بها يتم ملؤها فقط كما هو مطلوب دون إضافة أو نقصان. ومن أمثلة لهذه الوثيقة :

-          وثيقة مشروع للاستفادة من تمويل المبادرة الوطنية للتنمية البشرية.

-          وثيقة مشروع للاستفادة من تمويل المعهد الملكي للثقافة الأمازيغية.

-          وثيقة مشروع للاستفادة من تمويل وزارة الشباب والرياضة.

-          ...

4- ماذا تتضمن وثيقة المشروع (أو البطاقة التقنية للمشروع)؟

تعتبر هذه الوثائق دليلا توجيهيا لإنجاز أنشطة المشروع وإخراجه إلى حيز الوجود، وكما قلنا تختلف طريقة إعدادها من جهة إلى أخرى، لكن رغم ذلك فهي غالبا ما تحتوي على نفس المعلومات، ومن هذه المعلومات نذكر ما يلي:

1)    شكل المشروع (صفحة تقديم المشروع):

 هي الصفحة الأولى من وثيقة المشروع، حيث نتطرق فيها إلى نبذه مختصرة عن المشروع تمكننا من التعرف عليه بشكل مختصر، وتتضمن:

·         اسم المشروع                              

·         مكان المشروع                            

·         المستفيدون                                   

·         تاريخ بدء الأشغال             

·         تاريخ انتهاء الأشغال                      

·         مدة المشروع                                          

·         التمويل

·         الميزانية العامة

·         الجمعية المسؤولة عن المشروع

·         المعنيون الممكن الاتصال بهم

2)    ملخص المشروع: 

وهو تقديم مركز للمشروع يقدم للممول المعلومات الرئيسية و الكافية عن المشروع و عن الجمعية التي تتبنى المشروع. ويتضمن ما يلي:

·         المشكل موضوع التدخل.

·         الحلول المقدمة.

·         أهداف وأنشطة المشروع.

·         مدة المشروع.

·         الشركاء ومساهماتهم.

·         التمويل المطلوب.

·         ملاحظة: يجب أن يكون ملخص المشروع في شكل متناسق بحيث تظهر العلاقة بين المشكل من جهة و الأهداف و الأنشطة المبرمجة من جهة ثانية.

3)    تحديد المشروع: 

خلاله يتم الاستعراض الواضح والتحليل المركز للمشاكل والحاجيات التي من أجلها تم إعداد هذا المشرع، لذا يجب مراعاة ما يلي:

·         الحديث هنا فقط على الوضعية الراهنة في علاقتها بالمشكل المطروح.

·         تقسيم المشكل الرئيسي إلى مشاكل فرعية (الحاجيات).

·         وصف المشكل والحاجيات بوضوح تام.

·         إظهار المشاكل أنها فعلية وواقية، وذلك بالاعتماد على الاحصائيات والأرقام.

·         الإشارة إلى أن المشكل قابل للحل إذا تم إنجاز المشروع.

4)    وصف المشروع: 

وهو القسم المركزي وأهم فقرة في وثيقة المشروع، وتتكون من العناصر التالية، ويجب أن يكون التقديم منطقيا يوضح العلاقات بين مختلف هذه العناصر:

·         الهدف العام والأهداف الخاصة: ويجب ان تكون واضحة ويمكن تحقيقها.

·         النتائج المنتظرة: وهي المواد المنتجة ضمن المشروع والتي تقود إلى الوصول إلى الأهداف المسطرة.

·         الأنشطة: هي مجموع المهام التي يتم إنجازها للوصول إلى النتائج المتوخاة من المشروع، ويجب أن تكون مرتبة ضمن نظام زمني ومنطقي واضحين، ويمكن تقديمها ضمن جدول لتتبع إنجاز كل نشاط على حدة مع بيان نوعه وتاريخ تنظيمه والمسؤول عن تنظيمه والامكانيات المسخرة لتنظيمه وتتبع مراحل تنظيمه.

·         المؤشرات: وهي العناصر التي يمكن الرجوع إليها والتحقق منها بعد إنجاز المشروع من أجل تحديد مدى بلوغ الأهداف المسطرة، ويجب أن تكون قابلة للقياس والمراجعة.

·         الشركاء في المشروع: يجب تحديد جميع الشركاء في إنجاز المشروع مع بيان قيمة ونوعية مساهمة كل واحد منهم (نقدية، عينية).

5)    تقييم المشروع: 

خلالها يتم شرح النتائج المتوقعة بناء على المؤشرات الموضوعة مسبقا، كما نفسر هنا طريقة إنجاز عملية التقييم وتحديد المشاركين في هذه العملية وتاريخ تدخلهم وإعدادهم للتقارير حول تقدم أنشطة المشروع.

6)    تحديد الميزانية:

 وهي الاعتمادات الضرورية لإنجاز المشروع ، أي ترجمة الأنشطة إلى مبالغ مالية، مجموع هذه المبالغ يشكل الميزانية العامة. كما يتم تحديد مساهمة كل شريك.

·         ملاحظة: ترتب الموارد المالية حسب مصدرها فنميز مثلا بين المساهمات الذاتية والمساهمات الخارجية، أو بين مساهمة كل شريك على حدة.

 خاتمة:

تلكم أهم المعلومات الخاصة بالمشاريع التنموية، فلا يجب الاعتقاد أن الأمر صعب، بل هو أسهل مما يعتقد، فقط يلزم الصبر والمثابرة والجهد وعدم الاستسلام، وخاصة عند البحث عن الشركاء حيث يقنط الفرد عند ما يكون الردّ سلبيا ويعتقد أن الأمر قد انتهى هنا. الأمر ليس كذلك بل يجب البحث والبحث حتى تجد ما تريده. ونحن في موقع جمعية فور يو يمكننا مساعدتكم في إعداد مشارعكم قدر المستطاع فلا تبخلوا علينا بمقترحاتكم وملاحظاتكم وكذا انتقاداتكم وشكرا لكم على تتبعكم وإلى لقاء آخر حول موضوع آخر بإذن الله.

تم إعداد هذا الموضوع اعتمادا على المصادر التالية:

-          دليل عملي لفائدة الجمعيات- الدليل الثالث: هندسة المشاريع- الجمعية المغربية للتضامن والتنمية.

-          دورة تكوينية في إعداد وبلورة المشاريع – محمد بنداود-

-          دورة تكوينية حول هندسة المشاريع -  مصطفي يمين وعبد السلام براهمي-