ملفات وسجلات الجمعية

الملفات والسجلات اللازم توفرها في كل جمعية:

   

 السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، اليوم سنتحدث عن الملفات والسجلات التي من الواجب توفرها في مكتب كل جمعية، فهي           تساهم  بشكل كبير في تحقيق المردودية والشفافية والمصداقية داخل الجمعية وخارجها وتبعدها عن كل سبب يؤدي بها إلى الفشل     والإخفاق. هذه السجلات والملفات بتنظيمها وتعبئة ما يلزم منها بشكل مستمر يوفر للفاعل الجمعوي  مجموعة من الامتيازات           وتبعده من العشوائية والإهمال وسوء التدبير، فهي تسهل عملية الرجوع إليها في كل حين وكل ما اقتضى الأمر ذلك.

   ولكثرة هذه الملفات والسجلات، سنتطرق اليوم إلى الملفات الإدارية ونترك الملفات المالية إلى وقت لاحق إن شاء الله.

    الملف القانوني للجمعية: 

      وهو أول ملف يجب أن يكون حاضرا في مكتب الجمعية لكونه يتضمن جميع الوثائق القانونية لتأسيس الجمعية، منها القانون        الأساسي للجمعية والقانون الداخلي و الوصل المؤقت أو النهائي ولائحة أعضاء المكتب ومحاضر الاجتماعات العادية والاستثنائية    ... إلى غير ذلك من الملفات القانونية.

   ملفات المشاريع:

   تتضمن هذه الملفات وثائق المشاريع والأنشطة التي أنجزتها الجمعية والتي في طور الإنجاز، ومن بين هذه الوثائق عروض           الأثمان ومحضر فتح الأظرفة وبطاقة تتبع المشروع إلى غير ذلك... وسيتم التحدث عن هذا الموضوع بشكل تفصيلي في موضوع   آخر إن شاء الله.

   ملفات اللجان:

   يتم تكليف أعضاء المكتب المسير للجمعية بالقيام وتنظيم أعمال وأنشطة حسب ميولاتهم واتجاهاتهم، لذا يتم تأسيس لجان مختلفة        داخل جمعية واحدة، كاللجنة الرياضية واللجنة الثقافية والجنة الاجتماعية ... لذا من الضروري التوفر على ملفات اللجان  وتتضمن    لائحة أعضاء كل لجنة إضافة إلى محاضر اجتماعها وخطط عملها وغيرها ...

   ملف الجمع العام: 

   ويتضمن هذا الملف مجموعة من الوثائق، كاستدعاءات الأعضاء أو الساكنة وجداول الأعمال ولاوائح الحضور ...

   سجلات الجمعية:

    1- سجل الصادرات:

   يسجل في هذا السجل كل ما صدر عن الجمعية من وثائق وطلبيات نحو جهات خارجية. مثلا: إخبار بانعقاد الجمع العام أو طلب        تقديم دعم ... وتبين الصورة التالية نموذج لسجل الصادرات مع شرح طريقة تعبئته:

ويمكن تحميل هذا النموذج من هنا

   2- سجل الواردات:

   وهو عكس سجل الصادرات تماما، حيث يسجل فيه كل ما ورد الجمعية من وثائق وطلبيات. مثال: طلب الحضور في اجتماع أو        تكوين منظم من طرف الجاعة أو المجلس الجهوي أو جمعية أخرى ... وكذلك الكشوفات البنكية وغيرها ... وتوضح هذه الصورة    نموذج سجل الواردات مع الشرح الكامل لطريقة تعبئته:

ويمكن تحميل هذا النموذج من هنا

   3- سجل الجرد:

   وإذا توصلت الجمعية بمعدات أو قامت بشرائها، فإنها ملزمة بتدوين هذه المعدات والتجهيزات في سجل يسمى سجل الجرد وكمثال    لهذه المعدات: الحواسب أو ألات الخياطة أو أدوات مكتبية غير قابلة للاستهلاك الفوري وغيرها .. وتبين الصورة التالية نموذج        سجل الجرد وطريقة ملئه:

ويمكن تحميل هذا النموذج من هنا 

   4- سجل الخزين:

    أما إذا تتوفرالجمعية على مواد تقوم بتسويقها أو تكلفت بتوزيع مواد ما (غذائية ، ملابس...) فإن هذا السجل من بين السجلات           الضرورية. والصورة الموالية توضح نموذجا من هذا السجل مع الشرح الكامل لطريقة تعبئته:

ويمكن تحميل هذا النموذج من هنا

                        وللحديث بقية ونظرا لطول هذا الموضوع سنتحدث لاحقا عن الملفات المالية وشكرا على تتبعكم.