الملفات والسجلات اللازم توفرها في كل جمعية (الملفات المالية):
بعدما تحدثنا في الموضوع السابق عن الملفات والسجلات الإدارية التي من الضروري أن تتوفر عليها كل جمعية، واليوم، وكما وعدنا متتبعينا عبر موقع جمعية فور يو، سنتحدث بإذن الله عن الملفات والسجلات المالية، فما هي إذن هذه السجلات والملفات ؟ وما دورها ؟ ومتى وكيف يتم تعبئتها ؟
1- وصل المداخيل ( ويسمى كذالك سجل التوصيلات):
هذا السجل الصغير يعتبر دليلا على تلقي الجمعية للمبالغ المالية كالانخراط أو الهبات المالية، ويكون تحت تصرف أمين المال أو من ينوب عنه، الذي يقوم بتسجيل اسم صاحب المبلغ المالي وقيمة هذا المبلغ ثم يسلمه له بعد القيام بتأريخه وترقيمه وتوقيعه، ويحتفظ بنسخة من الوصل المسلم في أصل هذا السجل. وتوضح الصورة التالية نموذجا من وصل المداخيل، ويمكن، بطبيعة الحال، اعتماد النماذج المتداولة في المكتبات.
وقياسا على هذا السجل، لابد من ذكر سجلات أخرى مشابهة له، لكنها تؤدي مهامات أخرى ومنها:
أ- سند تسليم:
وهو تماما عكس وصل المداخيل الذي تحدثنا عنه قبل قليل، أي أن هذا السجل الصغير يعبأ عندما يتم أداء المصاريف نقدا، حيث يتم توقيعه من طرف صاحب المبلغ (المسلَّم) ويعتبر دليلا على تسلمه للمبلغ المالي. وتبين هذه الصورة نموذجا من هذا السجل (سند تسليم).
ب- وصل تسلم تجهيز:
تحدثنا في المنشور السابق حول الملفات الإدارية عن سجل الجرد (للمزيد من المعلومات حول هذا السجل راجع المنشور السابق)
وهذا السجل الصغير (وصل تسلم تجهيز) هو الدليل على تلقي الجمعية لتجهيز أو عتاد من طرف جهة مانحة. وهذه الصورة توضح لنا نموذجا من هذا السجل:
ج- وصل الدخول إلى الخزين / وصل الخروج من الخزين:
كما تحدثنا في المنشور السابق عن سجل الخزين وقلنا أن هذا السجل ضروري إذا تتوفر الجمعية على مواد أو سلع يتم تسويقها، فهذان السجلان الصغيران ضروريان في هذه الحالة، ونقترح عليكم هذين النموذجين:
وصل الدخول إلى الخزين
وصل الخروج من الخزين
2- السجل اليومي للعمليات:
يمكن القول أن هذا السجل هو الأساس في التدبير المالي للجمعية، لأن أية عملية أنجزت داخل الجمعية تتعلق بالأموال لابد أن يتم تسجيلها في هذا السجل سواء كانت مصاريف أو مصاريف وتم أداؤها نقدا أو عن طريق البنك. ويكون تحت تصرف أمين المال أو من ينوب عنه الذي يقوم بملئه بعناية قصوى وبصفة مستمرة مع مراعاة التسلسل الزمني للعمليات، وهذه الصورة توضح طريقة تعبئة هذا السجل:
3- سجل البنك:
إذا كان السجل اليومي للعمليات يهتم بجميع العمليات المالية التي تحصل داخل الجمعية من مصاريف ومداخيل،عن طريق البنك أو نقدا، فإن سجل البنك يهتم فقط بالعمليات البنكية، حيث تسجل فيه المداخيل التي تلقتها الجمعية مباشرة في حسابها البنكي، وكذا المصاريف التي تم أداؤها عن طريق البنك بواسطة الشيكات. وتوضح هذه الصورة طريقة تعبئة هذا السجل:
4- سجل الصندوق:
أحيانا تتلقى الجمعية مبالع مالية نقدا، أو تؤدي مصاريف نقدا، (وإن كان الأداء نقذا استثنائيا فقط، في حين أن الأداء عن طريق البنك (الشيك) هو القاعدة الأساس)، فهذا السجل عكس سجل البنك تماما، إذ تسجل فيه فقط المداخيل التي تم استخلاصها عن طريق الانخراطات مثلا والمصاريف التي تم أداؤها نقدا دون استعمال الشيك البنكي كمصاريف إعداد وثائق الملف القانوني للجمعية مثلا. وتوضح هذه الصورة نموذجا من هذا السجل:
5- سجل تسليم الشيكات:
هو سجل تدون فيه، بالترتيب ومراعاة التسلسل الزمني، جميع الشيكات المقدمة فعلا أو تلك التي ألغيت بسبب من الأسباب. وتوضح هذه الصورة نموذجا من هذا السجل :
6- ملفات أخرى:
أما ما يخص الوثائق المالية كالفواتير وطلبات عروض أثمان ونسخ الشيكات وغيرها ... فيمكن تصنيفها حسب المشروع الذي تم إنجازه أو في طور الإنجاز داخل ملفات المشاريع وقد تطرقنا إلى هذه الملفات في المنشور السابق.
إلى هنا نأتي إلى نهاية هذا الموضوع، ونتمنى أنكم قد استفدتم منه، وإذا أعجبكم فقوموا بنشره بالضغط على أيقونة الفايسبوك أو التويتر الموجودة أسفل الموضوع، كي تعم الفائدة. كما يمكنكم إرسال رسائل أوكتابة تعليقات إن كان هناك استفسار أو غموض في ما يخص الموضوع، ونشير كذلك إلى أنه من الممكن أن تحصلو على إحدى هذه السجلات أو كلها إن أردتم أن تحمل شعار جمعيتكم وذلك بإرسال طلبكم إلى موقع الجمعية فور يو أو عبر صفحتنا في الفايسبوك. والسلام عليكم.😊😊😊
شكرا لكم جزاكم الله عنا كل خير
ردحذفتحميل الملفات غير ممكن. وجود فيروسات عند التحميل
ردحذفشكرا على الإبلاغ سنقوم بمراجعة الأمر
حذفتحميل الملفات غير ممكن. وجود فيروسات عند التحميل
ردحذفجزاكم الله خيرا على هذا المجهود والتوضيح
ردحذف